С директора на Дирекция "Обществени поръчки и административно обслужване" в НКЖИ Таня Жекова разговаря Ванина Недкова

Г-жо Жекова, каква е системата на организация при провеждане на обществените поръчки в НКЖИ?
Системата на организация е описана във вътрешните правила на компанията, разработени в съответствие с изискванията на Закона за обществените поръчки. Изключително важен момент при обществената поръчка е техническата спецификация, а именно техническите параметри, залагани при подготовката за процедурата. Това са изискванията, на които искаме да отговаря дадената доставка, услуга или строителство. В организирането на процеса за възлагане на обществени поръчки заемат сериозно и важно експлоатационните поделения. След тях идва ред на административната част, а именно чисто процедурните въпроси. Те се изработват от отдел "Обществени поръчки", а от правния отдел подготвят проекта на договор и приложения към документация. Важен момент при подготовката на обществените поръчки е да се работи в екип. Няма как един човек да проведе самостоятелно процедура без участието на човек от експлоатационния персонал или пък служител на правния отдел. В НКЖИ сме наложили да се работи в екип, да има синхрон в работата и комуникация. Това е организацията - следват се правилата.

Във връзка с екипната работа - какъв е вашият екип?
Екипът в отдел "Обществени поръчки" е един от най-добрите. Половината на хората в екипа са със стаж от над десет години и имат достатъчно опит, достатъчно казуси са решавали в годините. Останалата част пък са млади хора, привлечени от компанията. Много държим и на взаимозаменяемостта, тоест не искаме да се разчита изцяло и само на няколко души, а искаме целият екип да работи пълноценно. Към всеки един от младите колеги като стаж и възраст е прикрепен и колега с повече опит, за да обучи новите хора. Но искам да кажа, че имам удоволствието да работя с един от най-добрите екипи.

Какви са административните проблеми, с които се сблъсква НКЖИ заради огромния си мащаб?
НКЖИ е една огромна компания и нейният документооборот е също такъв. От няколко години насам в компанията е въведена електронна деловодна система, чрез която се администрира всеки един входящ документ, както и изходящ такъв. Ние освен на хартия, имаме тази информация и на електронен носител. Разработихме обаче и идеята от началото на 2016-та година да въведем подобно електронно съхранение на приложенията към тези входящи или изходящи документи. Тук вече съхранението ще е меко казано огромно. Считам, че е важно да остане и в електронен вид.

А как стои въпросът с архива на НКЖИ?
Идеята за създаване на електронно съхранение на всички документи и приложенията към тях е свързана наистина с архива и с това, че искаме освен архив, да имаме и електронен такъв. Иначе архивът на компанията се помещава в тази сграда, в която се намираме. Той е оборудван изключително добре и твърдя, че е един от най-добрите архиви. Дори студенти идват на обучения в него. Студенти, които ще работят в тази област. Ние много държим на архива, защото съхраняването на документа е историята на компанията. Също така за всяко вземане на решение е нужно да имаме информация, а информацията се съхранява на документи. Така остава и следата от това какво сме правили, как сме го правили. В нашия архив са необходими буквално секунди да се намери дадена преписка и не ни отнема никакво време.